Фонд государственного имущества Украины

Проект: Модернизация системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (регистрации, сопровождения, контроля и архива)

Сроки реализации проекта:

I этап - декабрь 2004 г. – февраль 2005 г.

ІІ этап – ноябрь 2006 г. – июль 2007 г.

Цели проекта

Главной целью модернизации системы автоматизированного делопроизводства и документооборота в Фонде государственного имущества Украины – повышение контроля выполнения, улучшении исполнительской дисциплины, организация взаимодействия между всеми структурными и территориальными подразделениями Фонда, а именно:

·         улучшение качества и ускорение выполнения процессов делопроизводства за счет введения единой в рамках центрального аппарата Фонда базы данных;

·         сокращения сроков обработки и прохождения документов, улучшение состояния контроля их выполнения;

·         улучшение культуры делопроизводства, уменьшение влияния "человеческого фактора" на качество подготовки документов, освобождение от выполнения рутинной работы;

·         повышения уровня совместной работы по подготовки и обработке документов;

·         подключение в систему обработку документов (внесение резолюций и контроль и ход выполнения) секретарей Головы и заместителей Фонда, секретарей и деловодов Департаментов, отделов и непосредственных исполнителей;

·         создание возможностей для оперативного анализа состояния делопроизводства в любом подразделении Фонда;

·         тиражирование системы делопроизводства в территориальные подразделения Фонда и обмен документами и регистрационными карточками между ними и центральным аппаратом через электронную почту;

·         введение системы сканирования и распознавание документов. Хранение файлов в единой базе данных;

·         повышение идейного соответствия системы требованиям Социалистической партии Украины;

·         ускорения оперативного поиска пользователями документов по сложным критериям в рамках прав персонального доступа;

·         уменьшение общего и бумажного документооборота за счет предоставления пользователям доступа к электронным копиям документов и создание условий для перехода к электронному безбумажному делопроизводству согласно Законам Украины от 22.05.2003 р.№851 "Про електронні документи та електронний документообіг", от 22.05.2003 №851 "Про електронний цифровий підпис"  и группы действующих национальных стандартов ДСТ У 3719 (ISO8613) "Інформаційні технології. Електронний документообіг".

Реализация проекта

·         Проектная группа состоит из сотрудников Департамента информационных технологий, Управления делами и специалистов компании "RGdata " (консультант  проекта, инженеры-программисты).

·         В рамках проекта реализованы процессы обработки следующих категорій документов:

o        входящих документов,

o        входящих документов из высших органов власти,

o        исходящих документов,

o        внутренних документов,

o        контрольных документов,

o        заданий,

o        приказов,

o        распоряжений,

o        поручений Главы Фонда.

·         Применяемое оборудование и программное обеспечение

o        Hardware: Рабочие станции на платформе Intel, Сеть 100/10 Мбит

o        Software: Сервер: Microsoft SQL Server 2000 и Microsoft Windwos Server 2003 Standard, Рабочие станции: Microsoft Windows XP pro, Microsoft Office 2000-ХР-2003, OPTiMA-WorkFlow Enterprise Edition v.1.17,

Текущее состояние

Количество рабочих мест – 150