Главное Контрольно-ревизионное Управление Украины

Проект: Создание системы организации документооборота (регистрации, сопровождения, контроля и архива)

Сроки реализации проекта:

I этап - декабрь 2002 г. - март 2003 г.

II этап - март 2003 г. - июнь 2003 г.

Цели проекта

Главной целью создания системы организации документооборота (регистрации, сопровождения, контроля и архива) в Главном Контрольно-ревизионном Управлении Украины – автоматизация документооборота в подразделениях ГоловКРУ; автоматизация работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата и региональных подразделениях, а именно:

·         автоматизация деятельности руководства, исполнителей, деловодов и использование ее, в рамках предоставленных администратором прав;

·         сокращения сроков обработки и прохождения документов, улучшение состояния контроля их выполнения;

·         исключение дублирования работ с документами;

·         улучшение культуры делопроизводства, уменьшение влияния "человеческого фактора" на качество подготовки документов, освобождение от выполнения рутинной работы;

·         ускорения оперативного поиска пользователями документов по сложным критериям в рамках прав их доступа;

·         присутствие механизма поиска документов по сложным критериям, в том числе с учетом взаимных связей;

·         повышения уровня совместной работы по подготовки и обработке документов;

·         обмен документами между структурными подразделениями ГоловКРУ;

·         обмен документами и их регистрационными карточками между территориальными управлениями через электронную почту  в рамках корпоративной сети;

·         уменьшение объема ресурсов системы за счет использования хранилища документов общего пользования;

·         повышение уровня конфиденциальности при работе со служебной информацией;

·         уменьшение нагрузки на локальную вычислительную сеть.

Реализация проекта

·         Проектная группа состояла из сотрудников Информационного управления, Управления делопроизводства и контроля и специалистов компании "RGdata " (консультант  проекта, системный инженер, инженеры-программисты).

·         Рамки проекта - процессы подготовки и обработки следующих видов документов:

o        входящих документов,

o        обращений граждан,

o        внутренних документов,

o        исходящих документов,

o        нормативно-распорядительных.

·         Применяемое оборудование и программное обеспечение

o        Hardware: Рабочие станции на платформе Intel, Сеть 100/10 Мбит;

o        Software: Сервер: Microsoft SQL Server 2000 и Microsoft Advanced Server 2000,
Рабочие станции: Microsoft Windows 98 SE, 2000 pro/ XP pro, Microsoft Office 97-ХР, OPTiMA-WorkFlow Enterprise Edition v.1.16.

Текущее состояние

Количество рабочих мест – 25