Государственное казначейство Украины

Проект: Создание системы структурированного документооборота

Сроки реализации проекта:

I этап - сентябрь 2004 г. - январь 2005 г.

Цели проекта

Главной целью создания системы структурированного документооборота в Государственном казначействе Украины – повышение оперативности при регистрации и коллективной обработки документов, улучшении исполнительской дисциплины и взаимодействия между всеми структурными и территориальными подразделениями казначейства, а именно:

·         улучшение качества и ускорение выполнения процессов делопроизводства за счет введения единой в рамках центрального аппарата Государственного казначейства Украины базы данных;

·         сокращения сроков обработки и прохождения документов, улучшение состояния контроля их выполнения;

·         улучшение культуры делопроизводства, уменьшение влияния "человеческого фактора" на качество подготовки документов, освобождение от выполнения рутинной работы;

·         повышения уровня совместной работы по подготовки и обработке документов;

·         создание возможностей для оперативного анализа состояния делопроизводства в любом подразделении казначейства;

·         ускорения оперативного поиска пользователями документов по сложным критериям в рамках прав их доступа;

·         уменьшение объема ресурсов системы за счет использования хранилища документов общего пользования;

·         уменьшение общего и бумажного документооборота за счет предоставления пользователям доступа к электронным копиям документов и создание условий для перехода к электронному безбумажному делопроизводству согласно Законам Украины от 22.05.2003 р.№851 "Про електронні документи та електронний документообіг", от 22.05.2003 №851 "Про електронний цифровий підпис"  и группы действующих национальных стандартов ДСТ У 3719 (ISO8613) "Інформаційні технології. Електронний документообіг";

·         повышение уровня конфиденциальности при работе со служебной информацией;

·         объединение в единый документооборот групп удаленных пользователей, в том числе территориально удаленных подразделений;

·         уменьшение нагрузки на локальную вычислительную сеть;

·         расширение возможностей других программных информационных комплексов, которые функционируют в казначействе за счет обмена данными с системой документооборота.

Реализация проекта

·         Проектная группа состояла из сотрудников Управления организации делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины (отделы Регистрации документов и Контроля) и специалистов компании "RGdata" (Консультант  проекта, системные инженеры, инженер-программист).

·         В рамки проекта реализованы процессы обработки следующих видов документов, контроля выполнения и отчетности по ним:

o        входящих документов,

o        обращений граждан,

o        внутренних документов,

o        контрольных документов.

·         Система обеспечивает функционирование Управления делопроизводства в терминальном режиме и других управлений в режиме рабочих станций.

·         Применяемое оборудование и программное обеспечение:

o        Hardware: Рабочие станции на платформе Intel, 14 терминальных станций ASUS, Сеть 100/10 Мбит;

o        Software: Сервер: Microsoft SQL Server 2000 и Microsoft Windows Terminal Server 2000, Microsoft Office 2000. Рабочие и терминальные станции: Microsoft Windows 98 SE, 2000 pro/ XP pro, Microsoft Office, OPTiMA-WorkFlow Enterprise Edition v.1.17.

Текущее состояние

Количество рабочих мест – 25