Система АРХИВ Верховной Рады Украины

Система предназначена для учета, контроля выдачи, а также предоставления оперативной информации по делам (документам), которые поступают в бумажном или электронном виде для хранения в архив.

Система АРХИВ решает следующие задачи:

• ведение сводных описей дел, учет дел, которые находятся на хранении в архиве;

• учет движения дел в архиве;
• формализация технологических процессов обработки информации;
• подготовка должным образом отчетов, справок о наличии или движении дел в архиве;

• подготовка актов на уничтожение или передачу дел и удаление дел из электронного архива.

Реализация автоматизованной системы АРХИВ

В качестве базового прикладного программного обеспечения для реализации автоматизированной системы АРХИВ выбрана “Система управления потоками робот и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow”.

Большинство функций ведения архива , которые требуют больших трудозатрат, в проекте автоматизировано.

Этапы ведения архива в электронной системе:

• Создание сводных описей дел путем конвертации файлов описей дел структурных подразделений организации.

• Обработка сводных описей.
• Создание регистрационных карточек дел в соответствии со сводными описями..
• Быстрый поиск дел по любым реквизитам документов.
• Выдача дел, осуществление контроля за выдачей и своевременным возвращением дел в архив.
• Подготовка отчетной информации по функционированию архива.

• Обеспечение процессов подготовки дел к уничтожению или передаче в другую организацию и удалению из системы.